Kilka tipów o przestrzeni i grupie

Kilka tipów o przestrzeni i grupie

Wynajmujesz przestrzenie? Albo masz swoją? W ramach tego tekstu postaram się Wam odpowiedzieć na pytanie “Co zrobić z przestrzenią, by pracowało się w niej lepiej?”

 

To, że piszę o tym, wynika z mojego procesu pisania pracy licencjackiej. Temat mojej pracy to: Wpływ przestrzeni na kształtowanie procesów innowacyjnych. Najbardziej interesującym fragmentem tej pracy jest sam fakt tego, jak cztery ściany, w ramach których wykonywana jest praca mogą wpływać na jakość naszej pracy.

Przede wszystkim musimy sobie uświadomić, że to w jakiej przestrzeni jesteśmy, ma bezpośredni wpływ na to jak pracujemy. I o ile nie jest trudno wyobrazić sobie sytuację, w ramach której głośne otoczenie przeszkadza nam w rozmowie (czyli de facto uniemożliwia/utrudnia wykonanie pewnej czynności) to w przypadku efektywności nie jest już tak łatwo. To, że przestrzeń ma wpływ na jakość naszej pracy nie potwierdza wyłącznie ilość zakupionych obrazów przez Deuche Bank (zobaczcie, bo czad), ale też empiryczne badania socjologów (np. Senoo, czy Nonaka i Takeuchi). Gdy przeczytałem ten tekst, byłem wręcz przekonany, że za chwilę dostanę wytyczne co do ułożenia stołów do pracy grupowej, koloru ścian, czy nachylenia oparcia krzesła, które statystycznie są uważane za najbardziej optymalne. Nic bardziej mylnego. Poniżej pięć porad, które podniosą efektywność Waszego zespołu!

Porada numer 1: Niech będzie elastycznie.

Elastyczność przestrzeni, czyli możliwość dostosowania jej pod potrzeby grupy to moim zdaniem kluczowy element do wygodnej pracy. Na podobny zabieg zwraca uwagę Kaisa Okansen i Pirjo Stahle (Oksanen, Ståhle 2013), które w swojej pracy o innowacyjnych przestrzeniach zauważają, że możliwość przekształcania przestrzeni pod swoje potrzeby sprawia, że otwierają się znaczne szersze możliwości eksperymentowania ale i też dynamicznych zmian w zakresie składów zespołu. W praktyce oznacza to, żeby zawsze pamiętać by przestrzeń pracy była maksymalnie “przestawialna”. Flipchart i stoły na kółkach, krzesła lekkie i poręczne do przestawiania. Komputer? Najlepiej laptop.  Praca nad czymś nowym (aka innowacjami), to praca, która wymaga elastycznej przestrzeni (poczytaj np. o SEI, czyli firmie na kółkach tutaj).

Porada numer 2: Zrób klimat.

Przestrzenią i jej wykorzystaniem komunikujesz jak chcesz by wyglądała praca. Co więcej tym, jak wygląda przestrzeń komunikujesz tożsamość organizacji (Gustafson 2001). Na przestrzeń IDEO (jeśli ich nie znasz, to szybko to nadrób!) składa się pięć cech: kreatywność, żartobliwość, otwartość umysłu i współpraca. Ich przestrzeń dostarcza narzędzi do manifestowania tych wartości (np. poprzez szybki dostęp do przyborów pozwalających na skonstruowanie chyba prawie wszystkiego czego zapragnie nasza głowa), oraz sama je komunikuje (np. poprzez memy dotyczące członków zespołu, które drukowane są na ścianach).

Porada numer 3: Wprowadź.

Jako lider, czy facylitator procesu często jesteś uważany za mistrza przestrzeni, w której grupa się znajduje. W idealnej sytuacji, wiesz wszystko o przestrzeni: możliwości otwierania okien, tego jak korzysta się z rzutnika, które markery piszą no i czy można zdjąć ten obraz z motywacyjnym tekstem, by w jego miejsce powiesić flipchatową kartkę. Jeśli nie, staraj się dowiedzieć jak najwięcej. Jeśli nie możecie z czegoś skorzystać, najlepiej wyrzucić to z przestrzeni (oczywiście z umiarem, szafy mogą zostać). Gdy wejdzie grupa: sprzedaj im tą wiedzę. Poinformuj o tym jak korzysta się ze sprzętów i co jest do ich dyspozycji. Nie zostawiaj tego domysłom, bo one mogą zbudować niepotrzebną frustrację.

Porada numer 4: Nie bądź królem pilota.

Wiadomo, na wejściu ma być rześko. Otwieranie okien czy podkręcenie klimatyzacji na czas przerw (i skromna prośba o wyjście z sali w jej trakcie) to po prostu dobra praktyka. Jednak w czasie pracy to grupa przejmuje pełną władzę nad pilotem i oknami (oczywiście po wcześniejszym przeszkoleniu). Warto, na etapie pisania kontraktu (o którym też kiedyś napiszę) poprosić o dodanie punktu dotyczącego komunikowania chęci otworzenia/zamknięcia okien czy też korzystania z klimatyzacji. Warto by decyzja była wspólna. Badania (Humphreys, 1976, 1992; McIntyre, 1980) pokazują, że optymalna temperatura jest subiektywna a komfort termalny użytkowników przestrzeni jest skorelowany z ilością przełączników, klamek od okien i drzwi, z których mogą skorzystać.

Porada numer 5: Dbaj o mózg grupy.

Ten tip, nie jest częścią mojej pracy naukowej, a jest zainspirowany wystąpieniem Niklasa Modigi w USI i moim własnym doświadczeniem facylitatorskim. Toyota to pionier zarządzania, po prostu. Gdy w ramach wystąpienia pokazywał on przestrzeń pracy biurowej zauważyłem (a potem zwrócił też na to uwagę mówca), że wszystkie najważniejsze informacje dotyczące pracy są zwizualizowane na kartkach rozmieszczonych w przestrzeni. Wszystkie te informacje lubię nazywać mózgiem grupy. Mózg ten pozwala grupie utrzymać właściwy tor pracy przypominając o wszystkich uwspólnionych efektach pracy. Jako lider tej przestrzeni pamiętaj by elementy takie jak cel, zbiór zasad, temat rozmowy, idea prototypu etc. Zawsze znajdowała się w przestrzeni, która jest widoczna dla każdego z członków zespołu.

 

Podsumowując: Spraw by przestrzeń była nie tylko Twoja ale i też grupy, która w niej pracuje. Tak po prostu.

A jakie Ty masz tipy odnośnie pracy z grupą? Co robisz, by grupa działała sprawnie?

 

 

 

 

 

 

 

Nie bądź taki, podziel się!
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter
Pin on Pinterest
Pinterest
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email

Przeœlij komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *